Polityka prywatności

1. Kim jesteśmy i jak się z nami skontaktować

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z systemem VetiCloud (strona https://veticloud.com, panel dla placówek, aplikacje mobilne dla personelu i dla opiekunów zwierząt — dalej: „System”) jest Wozniak Solutions sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-703), ul. Bukowińska 24c/7, NIP: 5542939466, REGON: 364773467, KRS: 0000624966 (dalej: „my” lub „VetiCloud”).

W sprawach ochrony danych napisz na kontakt (at) veticloud.com albo na adres siedziby. Odpowiadamy najpóźniej w ciągu miesiąca; w sprawach złożonych możemy ten termin przedłużyć o kolejne dwa miesiące, o czym uprzedzimy.

2. Najważniejsze w skrócie

• Nie prowadzimy marketingu. Nie wysyłamy ofert, newsletterów ani reklam — ani e-mailem, ani SMS-em, ani powiadomieniem push. Wszystkie wiadomości z Systemu dotyczą wyłącznie leczenia zwierzęcia (potwierdzenia i przypomnienia o wizytach, zalecenia, wyniki), działania konta albo rozliczeń.
• Nie sprzedajemy danych i nie udostępniamy ich nikomu do własnych celów. Odbiorcami są wyłącznie podmioty, które pomagają nam świadczyć usługę, i tylko w niezbędnym zakresie.
• Dane są w Europie. Serwery aplikacji i bazy danych stoją w Polsce, pliki i kopie zapasowe we Francji. Poza Europejski Obszar Gospodarczy trafiają tylko: identyfikatory urządzeń przy powiadomieniach push, dane logowania kontem Apple lub Google, dane Konta Opiekuna przechowywane w usługach Google oraz — jeżeli placówka włączyła funkcje AI — treść wpisów dokumentacji przekazywana do wygenerowania podsumowania.
• Występujemy w trzech rolach, opisanych w pkt 3. Od roli zależy, kto odpowiada za Twoje dane i do kogo kierować wnioski.

3. Trzy role VetiCloud

1. Administrator danych placówek i ich personelu. Dotyczy właścicieli placówek, osób ich reprezentujących i personelu korzystającego z kont w Systemie, a także osób, które się z nami kontaktują. Zasady w pkt 4 i 7.
2. Administrator Konta Opiekuna. Jeżeli jesteś opiekunem zwierzęcia i korzystasz z aplikacji mobilnej VetiCloud, Twoje konto w aplikacji prowadzimy my, na podstawie umowy zawartej bezpośrednio z Tobą (Regulamin aplikacji mobilnej dla opiekunów zwierząt). Zasady w pkt 5.
3. Podmiot przetwarzający dla placówek. Dokumentację lekarsko-weterynaryjną, kartoteki klientów i wszystko, co placówka wprowadza do Systemu, przetwarzamy na jej zlecenie, na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO). Administratorem tych danych jest placówka. Zasady w pkt 6.

4. Placówki i ich personel (VetiCloud jako administrator)

Kogo dotyczy: właścicieli placówek i osób ich reprezentujących, personelu korzystającego z Kont Użytkownika (lekarze weterynarii, technicy, recepcja, personel pomocniczy), osób zgłaszających placówkę przez formularz.

Jakie dane: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa i adres placówki, NIP i dane do faktur, numer prawa wykonywania zawodu (lekarze weterynarii), rola i uprawnienia w Systemie, ustawienia konta, historia logowań i nieudanych prób logowania (data, adres IP, przeglądarka), dane rozliczeniowe i historia płatności abonamentu, treść zgłoszeń do wsparcia.

Skąd mamy dane: od Ciebie; w przypadku personelu — od właściciela placówki, który zakłada konto i wysyła zaproszenie; w przypadku lekarzy weterynarii — numer PWZ potwierdzamy w publicznym rejestrze Krajowej Izby Lekarsko-Weterynaryjnej; dane rejestrowe placówki możemy pobrać z bazy REGON Głównego Urzędu Statystycznego po podaniu NIP.

Cele i podstawy prawne:

• zawarcie i wykonanie umowy o korzystanie z Systemu, prowadzenie kont, obsługa zgłoszenia placówki — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• wystawianie faktur, w tym w Krajowym Systemie e-Faktur, prowadzenie ksiąg rachunkowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przepisy podatkowe i o rachunkowości);
• bezpieczeństwo Systemu: rejestrowanie logowań, blokowanie prób nieuprawnionego dostępu, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, kopie zapasowe — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes, jakim jest ochrona danych naszych klientów i ich pacjentów);
• weryfikacja uprawnień zawodowych lekarza przy rejestracji — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (interes polegający na tym, by dokumentację i recepty w Systemie wystawiały wyłącznie osoby uprawnione);
• obsługa zgłoszeń, reklamacji i wsparcia technicznego — art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO;
• ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• komunikaty o działaniu Systemu (przerwy serwisowe, zmiany regulaminu, zbliżający się koniec opłaconego okresu, nowe funkcje w ramach umowy) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. To nie jest marketing i nie wymaga zgody; dotyczy wyłącznie usługi, z której już korzystasz.

Jak długo: dane konta — przez czas umowy i 30 dni po jej zakończeniu (okres dostępu do eksportu danych), a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń, jeżeli roszczenia istnieją; dane rozliczeniowe — 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy; historia logowań i nieudanych prób — 180 dni; logi techniczne serwera — 14 dni; zgłoszenia do wsparcia — 3 lata od zamknięcia sprawy.

5. Opiekunowie zwierząt korzystający z aplikacji (VetiCloud jako administrator Konta Opiekuna)

Jakie dane przetwarzamy jako administrator:

• dane konta: adres e-mail, nazwa wyświetlana, identyfikator konta w usłudze Firebase Authentication, sposób logowania (hasło, konto Apple lub Google), język aplikacji;
• powiązanie z kartoteką: informacja, z którą placówką i którym wpisem w kartotece Twoje konto zostało połączone, kto i kiedy je połączył, a także prośby o połączenie wysyłane z aplikacji;
• zwierzęta i zdjęcia, które dodajesz samodzielnie w aplikacji (poza kartoteką placówki);
• ustawienia powiadomień i identyfikator urządzenia (token push) potrzebny do ich dostarczenia;
• harmonogramy podawania leków uruchomione w aplikacji i dziennik dawek, które oznaczasz jako podane lub pominięte;
• udostępnienia: komu (innemu opiekunowi, innej placówce) i kiedy udostępniłeś kartotekę zwierzęcia oraz kiedy cofnąłeś dostęp;
• lokalizacja urządzenia — wyłącznie w chwili, gdy szukasz placówek w pobliżu, za zgodą systemową; współrzędne służą tylko do posortowania wyników i nie są zapisywane;
• dowód akceptacji regulaminu: data, wersja dokumentu, adres IP i wersja aplikacji;
• płatności za wizyty, jeżeli placówka je udostępniła: kwota, status i identyfikator transakcji; danych karty nie otrzymujemy — obsługuje je operator płatności.

Cele i podstawy prawne: prowadzenie konta i dostarczanie funkcji aplikacji, w tym powiadomień o wizytach, szczepieniach i lekach — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa z Tobą); bezpieczeństwo konta i dowód akceptacji regulaminu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; rozliczenia płatności — art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO. Powiadomienia push wysyłamy tylko po włączeniu ich w systemie telefonu; w każdej chwili możesz je wyłączyć.

Wspólna Kartoteka. System prowadzi jedną kartotekę Twojego zwierzęcia. Wpisy w niej sporządzają placówki (wizyty, rozpoznania, leczenie, szczepienia, wyniki) i to placówka, która wpis sporządziła, jest jego administratorem. Jeżeli masz Konto Opiekuna, każdy taki wpis jest jednocześnie udostępniony Tobie w aplikacji — i pozostaje w Twoim koncie także wtedy, gdy placówka przestanie korzystać z VetiCloud. Inna placówka zobaczy kartotekę wyłącznie wtedy, gdy sam jej to udostępnisz w aplikacji albo zarejestrujesz u niej zwierzę; dostęp możesz cofnąć. Udostępnienie następuje na Twoje polecenie, a placówka, która je otrzyma, staje się odrębnym administratorem danych związanych z własnym leczeniem.

Gdzie są dane Konta Opiekuna. Uwierzytelnianie, zwierzęta dodane samodzielnie i ich zdjęcia obsługują usługi Google Firebase (Google Ireland Ltd. / Google LLC). Kartoteka, wizyty, powiadomienia i pozostałe dane są na naszych serwerach w Polsce.

Jak długo: przez czas istnienia konta. Konto usuniesz w aplikacji (Profil → Usuń konto) albo pisząc na kontakt (at) veticloud.com; usuwamy wtedy dane konta, tokeny urządzeń, harmonogramy leków, udostępnienia, samodzielnie dodane zwierzęta i zdjęcia oraz konto w usłudze Firebase. Dokumentacja lekarsko-weterynaryjna prowadzona przez placówkę pozostaje u placówki, bo przepisy nakazują jej przechowywanie. Dowód akceptacji regulaminu przechowujemy 3 lata od usunięcia konta. Kopie zapasowe są nadpisywane w cyklu retencji kopii.

Wiek. Konto Opiekuna może założyć osoba pełnoletnia.

6. Dane powierzone przez placówki (VetiCloud jako podmiot przetwarzający)

Placówka weterynaryjna korzystająca z Systemu jest administratorem danych, które do niego wprowadza: kartotek opiekunów i zwierząt, dokumentacji wizyt, zaleceń, recept, wyników badań, obrazów medycznych, korespondencji z opiekunami (czat, SMS, e-mail), rezerwacji online, odpowiedzi na formularze, zgłoszeń kandydatów do pracy w placówce oraz rozliczeń z klientami. Przetwarzamy je wyłącznie na udokumentowane polecenie placówki, w celu świadczenia jej usługi, i nie wykorzystujemy ich do własnych celów.

Jeżeli jesteś klientem placówki i chcesz skorzystać z praw dotyczących tych danych (dostęp, sprostowanie, usunięcie), zwróć się do placówki — to ona decyduje o Twoich danych. Wniosek, który trafi do nas, przekażemy placówce i poinformujemy Cię o tym. Wyjątkiem są dane Konta Opiekuna z pkt 5, którymi zajmujemy się sami.

Dotyczy to również publicznej rezerwacji wizyt na naszej stronie: rezerwacja trafia bezpośrednio do terminarza wybranej placówki, która jest administratorem podanych w niej danych.

7. Osoby kontaktujące się z nami

Dane podane w formularzu kontaktowym, w wiadomości e-mail lub telefonicznie (imię, dane kontaktowe, treść sprawy) przetwarzamy w celu odpowiedzi i obsługi sprawy — art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a jeżeli sprawa dotyczy umowy — lit. b. Formularz na stronie chroni własny mechanizm antyspamowy, który nie korzysta z usług podmiotów trzecich. Korespondencję przechowujemy 3 lata od zamknięcia sprawy.

8. Odbiorcy danych

Dane przekazujemy wyłącznie podmiotom, które są niezbędne do świadczenia usługi, w zakresie ograniczonym do ich zadania:

• infrastruktura — europejski dostawca chmury, na którego serwerach w Polsce działa System, a we Francji przechowywane są pliki i kopie zapasowe; działa na podstawie umowy powierzenia;
• płatności — PayU S.A. z siedzibą w Poznaniu (abonamenty placówek i płatności za wizyty w aplikacji); PayU jest odrębnym administratorem danych transakcji;
• wiadomości SMS — SMSAPI (Polska), wyłącznie przy aktywnym module SMS placówki; treść to przypomnienia i informacje o leczeniu;
• powiadomienia push — Expo (650 Industries, Inc., USA), Google Firebase Cloud Messaging i Apple Push Notification service; otrzymują identyfikator urządzenia i treść powiadomienia ograniczoną do minimum;
• Konto Opiekuna — Google Firebase (Authentication, Cloud Firestore, Cloud Storage), a przy logowaniu kontem Apple lub Google — odpowiednio Apple Inc. i Google, które przekazują nam adres e-mail i nazwę konta;
• funkcje AI — Anthropic PBC (USA), dostawca modelu językowego; otrzymuje treść wpisów dokumentacji wyłącznie wtedy, gdy placówka włączyła funkcje AI, i wyłącznie na czas wygenerowania podsumowania; zgodnie z umową nie wykorzystuje tych danych do trenowania modeli ani nie przechowuje ich po udzieleniu odpowiedzi, poza treściami zatrzymanymi na podstawie obowiązku prawnego;
• rejestry publiczne — Krajowa Izba Lekarsko-Weterynaryjna (potwierdzenie numeru PWZ), Główny Urząd Statystyczny (dane firmy z REGON), Krajowy System e-Faktur;
• mapy — OpenStreetMap Foundation: przy wyświetlaniu mapy placówek na stronie rezerwacji przeglądarka pobiera kafelki mapy z serwerów OSM, które widzą adres IP odwiedzającego; adresy placówek są geokodowane w usłudze Nominatim;
• księgowość i doradcy — biuro rachunkowe i doradcy prawni, w zakresie dokumentów, które muszą zobaczyć;
• organy publiczne — wyłącznie gdy obowiązek udostępnienia wynika z przepisów prawa.

Wiadomości e-mail wysyłamy z własnej infrastruktury, bez zewnętrznego dostawcy poczty. Pełną listę podmiotów przetwarzających dane na nasze zlecenie, z siedzibami i lokalizacją przetwarzania, udostępniamy placówkom w Systemie w dokumencie „Podprzetwarzający i infrastruktura”; o każdej zmianie informujemy placówki z 14-dniowym wyprzedzeniem.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Dane przetwarzamy na terenie EOG, z czterema wyjątkami opisanymi w pkt 8: dostarczanie powiadomień push, logowanie kontem Apple lub Google, usługi Google Firebase dla Konta Opiekuna oraz funkcje AI. W tych przypadkach dane mogą być przetwarzane w Stanach Zjednoczonych:

• Google LLC i Apple Inc. są certyfikowane w ramach EU-US Data Privacy Framework (decyzja Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r.), a dodatkowo ich umowy z nami zawierają standardowe klauzule umowne;
• Anthropic PBC i Expo — na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (decyzja 2021/914), zawartych w umowach powierzenia z tymi dostawcami.

Kopię zastosowanych zabezpieczeń możesz uzyskać, pisząc na kontakt (at) veticloud.com. Infrastruktura, na której działa System, podlega prawu polskiemu i unijnemu; nie udostępniamy danych organom państw trzecich inaczej niż na podstawie wiążącego nas prawa unijnego lub polskiego, a o każdym takim żądaniu — o ile prawo na to pozwala — informujemy placówkę, której dane dotyczą.

10. Twoje prawa

W zakresie danych, których jesteśmy administratorem, przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• sprostowania danych (art. 16),
• usunięcia danych (art. 17) — z zastrzeżeniem danych, które musimy przechowywać na podstawie przepisów, np. faktur,
• ograniczenia przetwarzania (art. 18),
• przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy (art. 20) — placówki korzystają z modułu eksportu danych w Systemie,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21),
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie (np. zgoda na cookies analityczne) — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Wniosek wyślij na kontakt (at) veticloud.com z adresu przypisanego do konta albo z opisem, który pozwoli nam Cię zidentyfikować. Jeżeli wniosek dotyczy danych, których administratorem jest placówka (pkt 6), przekażemy go placówce i poinformujemy Cię o tym.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta i korzystania z Systemu lub aplikacji — bez nich nie możemy świadczyć usługi. Podanie numeru PWZ jest niezbędne do konta lekarza weterynarii. Zgoda na lokalizację i na powiadomienia w aplikacji jest dobrowolna; bez niej działa wszystko poza wyszukiwaniem placówek w pobliżu i powiadomieniami.

12. Zautomatyzowane decyzje i funkcje AI

Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływały, i nie profilujemy w tym rozumieniu.

Funkcje AI w Systemie (podsumowania historii leczenia, podpowiedzi treści) działają wyłącznie po włączeniu przez placówkę, mają charakter pomocniczy, a ich wynik jest w Systemie oznaczony jako wygenerowany automatycznie i zawsze przechodzi przez lekarza weterynarii, który odpowiada za dokumentację. Nie wykorzystujemy danych z Systemu do trenowania modeli.

13. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki odpowiednie do ryzyka, w tym: szyfrowanie transmisji (TLS) i szyfrowane połączenie z bazą danych, ograniczenie dostępu do bazy wyłącznie do adresów serwerów aplikacji, indywidualne konta z rolami i uprawnieniami, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, automatyczną blokadę prób nieuprawnionego logowania, rejestrowanie logowań i zmian w dokumentacji, codzienne szyfrowane kopie zapasowe, rozdzielenie środowisk produkcyjnego i testowego, upoważnienia i zobowiązania do poufności dla personelu. Aplikacja dla personelu zasłania treść, gdy nie jest na wierzchu (podgląd w przełączniku zadań nie pokazuje dokumentacji), a na Androidzie blokuje zrzuty ekranu; odblokowanie kodem lub biometrią odbywa się wyłącznie na urządzeniu.

Naruszenie ochrony danych zgłaszamy placówce, której dane dotyczą, bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, a osobom, których dane dotyczą — gdy wymaga tego art. 34 RODO.

14. Pliki cookies

Zasady wykorzystywania plików cookies na stronach publicznych opisuje odrębna Polityka cookies. W panelu i w aplikacjach nie używamy narzędzi analitycznych ani reklamowych.

15. Zmiany polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się prawo, System albo lista odbiorców danych. Każda wersja ma datę obowiązywania; o istotnych zmianach informujemy w Systemie i w aplikacji, a poprzednie wersje pozostają dostępne. Dokument sporządzono w języku polskim; tłumaczenia mają charakter informacyjny.

Niniejsza wersja obowiązuje od 10 września 2026 r.