Bezpieczeństwo danych w programie weterynaryjnym Dokumentacja pacjentów
pod dobrą opieką.
Bezpieczeństwo danych w programie weterynaryjnym zaczyna się od trzech pytań: gdzie leży dokumentacja, kto może ją otworzyć i co się stanie, gdy coś zawiedzie. VetiCloud przechowuje dane na serwerach w Polsce, a zaszyfrowane kopie zapasowe w dwóch kolejnych centrach danych, każde w innym kraju Unii Europejskiej.
- ISO/IEC 27001według tej normy zarządzamy bezpieczeństwem informacji: ocena ryzyka, polityki i zabezpieczenia
- 3 kraje UEdane na serwerach w Warszawie, zaszyfrowane kopie w centrach danych w dwóch innych krajach Unii
- Każde otwarcie kartyzostaje w dzienniku dostępu: kto i kiedy otworzył albo zmienił kartę pacjenta
Kartoteka w szafie i baza na komputerze pod biurkiem recepcji mają te same słabości. Pożar, zalanie, kradzież albo zepsuty dysk potrafią zabrać lata dokumentacji, a o kopii ktoś musi pamiętać. Trudno też ustalić, kto zaglądał do karty pacjenta, gdy zapyta o to opiekun albo kontrola.
W VetiCloud dane kliniki nie zależą od jednego komputera ani od jednego serwera. Każdy zapis trafia do centrum danych w Warszawie, a kopie powstają same, bez udziału zespołu kliniki. O tym, kto i co może zobaczyć w programie, decyduje właściciel kliniki, a każde otwarcie karty pacjenta zostaje w dzienniku.
Jak to działa
-
01
Dane w Polsce, kopie w Unii Europejskiej
Program i baza danych działają na serwerach w Warszawie. Bieżąca kopia bazy jest na osobnym serwerze, a co noc powstaje kopia zapasowa, którą szyfrujemy i przechowujemy przez 30 dni w dwóch kolejnych centrach danych poza Polską, każde w innym kraju Unii Europejskiej. Nawet utrata całego centrum danych w Warszawie nie zabiera więc kopii. Kopie regularnie sprawdzamy: pobieramy je, odszyfrowujemy i upewniamy się, że są kompletne, zanim będą potrzebne.
-
02
Dostęp tylko dla uprawnionych
Właściciel kliniki ustala, co widzi i może zmieniać każda rola, na przykład lekarz, technik i recepcja. Logowanie każdego konta można zabezpieczyć kodem z aplikacji w telefonie, a w naszym zespole to obowiązek. Hasło jest przechowywane w postaci, z której nie da się go odczytać.
-
03
Ślad każdego dostępu
Otwarcie i zmiana karty pacjenta, opiekuna i wizyty, a także eksport danych, zostają w dzienniku dostępu. Wpisy dziennika przechowujemy przez 12 miesięcy, a sama dokumentacja zostaje w karcie pacjenta bez tego limitu. Gdy nasz zespół pomaga klinice w programie, jego wejście też jest rejestrowane. Na prośbę kliniki ustalamy z dziennika, kto i kiedy otwierał kartę.
-
04
Szyfrowanie i sprawdzone aktualizacje
Połączenie z programem jest szyfrowane, a najbardziej wrażliwe dane, takie jak certyfikaty do KSeF, są dodatkowo zaszyfrowane w bazie. Każda aktualizacja przed wdrożeniem przechodzi ponad 6 tysięcy testów automatycznych, a biblioteki, z których korzysta program, sprawdzamy pod kątem znanych podatności.
Gdy jeden serwer przestanie działać, klinika pracuje dalej
Jeżeli w nocy jeden z serwerów aplikacji przestanie odpowiadać, ruch przejmie kolejny serwer. Lekarz dyżurny, który właśnie kończy wypis pacjenta ze szpitala, nie musi nawet logować się ponownie. Nasz zespół dostaje wtedy powiadomienie o awarii i przywraca uszkodzoną maszynę, a rano recepcja zaczyna dzień jak zwykle.
Pytania i odpowiedzi
Nie ma tu Waszego pytania? Zadzwońcie: +48 222 992 995
Gdzie są przechowywane dane kliniki?
Program i baza danych działają w centrum danych w Warszawie, pliki w centrum danych w Unii Europejskiej, a zaszyfrowane kopie zapasowe w dwóch kolejnych, każde w innym kraju Unii. Poza Europejski Obszar Gospodarczy trafiają tylko dane potrzebne do powiadomień w telefonie, aplikacji opiekuna i funkcji AI, gdy klinika z nich korzysta. Pełną listę podmiotów i miejsc przetwarzania podaje dokument „Podprzetwarzający i infrastruktura” dostępny w programie.
Kto w VetiCloud ma dostęp do danych kliniki?
Tylko osoby z naszego zespołu, które utrzymują program i pomagają klinikom, w zakresie potrzebnym do tej pracy. Ich konta wymagają przy logowaniu kodu z telefonu, a wejście na konto w klinice, na przykład przy pomocy technicznej, jest rejestrowane. Zasady opisuje umowa powierzenia przetwarzania danych.
Co się stanie z danymi, gdy klinika zrezygnuje z VetiCloud?
Właściciel kliniki może w każdej chwili pobrać eksport bazy kliniki w otwartych formatach, które odczyta inny program. Po zakończeniu umowy dane usuwamy w terminach, które określa umowa.
Co się dzieje, gdy dojdzie do naruszenia ochrony danych?
Informujemy klinikę bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 48 godzin od stwierdzenia naruszenia, tak jak zapisano w umowie powierzenia. Przekazujemy, czego dotyczyło zdarzenie, jakie dane mogło objąć i co zrobiliśmy, żeby ograniczyć jego skutki, a klinika jako administrator danych decyduje o dalszych krokach.
Jak zgłosić podatność albo incydent bezpieczeństwa?
Na adres security@veticloud.com. Zasady opisuje polityka zgłaszania podatności na naszej stronie, a każde zgłoszenie potwierdzamy w ciągu dwóch dni roboczych.
Pytania o bezpieczeństwo przed podpisaniem umowy
Na prezentacji odpowiemy na pytania działu IT, inspektora ochrony danych albo kancelarii i przekażemy umowę powierzenia razem z listą podprzetwarzających.
Pakiet zależy od liczby osób w zespole, a podstawy pracy kliniki są w każdym pakiecie. Ile kosztuje program weterynaryjny