Eingangsrechnungen vom Veterinärgroßhandel Die Lieferung ins Regal
direkt aus der Rechnung.
Eingangsrechnungen vom Veterinärgroßhandel kommen als PDF, Foto oder Lieferdatei in VetiCloud. Das Programm liest Verkäufer, Positionen und Beträge aus und bucht die Ware mit Charge und Verfallsdatum jedes Medikaments ins Lager ein.
- Lieferdateiendes Großhändlers, aus denen das Programm Chargen und Verfallsdaten übernimmt
- PDF, JPG, PNG, WEBPRechnungsdateien, die das Feld „Rechnung hierher ziehen“ ausliest
- Gedächtnis für Positionendas Programm merkt sich, welches Produkt im Lager zur Position eines Großhändlers gehört
Ein Wareneingang bedeutet in vielen Praxen eine Stunde am Schreibtisch: die Rechnung in der einen Hand, die Packungen in der anderen, und im Programm Position für Position, mit Charge und Verfallsdatum von den Kartons abgeschrieben. Danach muss jemand die Rechnung noch ins Einkaufsregister eintragen und dabei Bankverbindung und Zahlungsfrist prüfen.
In VetiCloud genügt es, eine Rechnung auf die Seite zu ziehen. Das Programm liest die Rechnung selbst aus PDF, Foto oder Scan, und das Formular kann man vor dem Speichern korrigieren. Die Lieferdatei des Großhändlers füllt Chargen, Verfallsdaten und Mengen aus, und ein erfolgreicher Wareneingang merkt sich, welches Produkt im Lager zu welcher Position dieses Großhändlers gehört.
So funktioniert es
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01
Rechnung hineinziehen
Ein PDF, Foto oder Scan, der auf die Seite gezogen wird, füllt Nummer, Daten und Bankverbindung aus, dazu Verkäufer und Positionen. Die Datei wird sofort zum Anhang, und die Daten eines neuen Verkäufers ergänzen sich von selbst.
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02
Den Scan liest die KI
Bei einem Foto oder Scan schlägt das Programm sofort das Auslesen per KI vor. Die ausgelesene Rechnung erscheint im Formular, das man vor dem Speichern prüfen und korrigieren kann.
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03
Lieferdateien des Großhändlers
Eine Lieferdatei des Großhändlers in einem unterstützten Format, auf den Wareneingang gezogen, füllt Chargen mit Verfallsdaten, Mengen und Preise aus, auch wenn eine Position mehrere Chargen hat.
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04
In den Bestand mit Charge und Verfallsdatum
Charge und Verfallsdatum sind bei Arzneimitteln, Impfstoffen und Betäubungsmitteln Pflicht. Der Wareneingang bekommt eine Belegnummer und einen Ausdruck, und eine Übermenge gegenüber der Bestellung oder eine abgelaufene Charge lässt das Programm erst nach Bestätigung durch.
Drei Kartons vom Großhändler und eine Rechnung als PDF
Am Dienstagmorgen kommen drei Kartons mit Medikamenten. Die Praxismanagerin zieht das PDF der Rechnung auf die Seite, und das Programm füllt Verkäufer, Positionen und Beträge aus. Beim Import ins Lager verbinden sich die Positionen aus früheren Lieferungen von selbst mit den Produkten, bei einer neuen wählt sie das Produkt aus der Liste. Der Großhändler gibt auf der Rechnung keine Chargen an, also fügt sie seine Lieferdatei hinzu, und Chargen mit Verfallsdaten füllen sich in den Zeilen aus. Eine Packung, die in der Datei fehlte, ergänzt sie per Scan des Codes auf der Schachtel. Das Speichern erzeugt einen Wareneingang mit Belegnummer, und die Medikamente sind im Bestand.
Fragen und Antworten
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Liest das Programm eine Eingangsrechnung aus einem Foto?
Ja. Foto oder Scan der Rechnung liest die KI aus und füllt das Formular, das man vor dem Speichern korrigieren kann. Das Auslesen per KI funktioniert in Praxen mit dem Modul KI-Zusammenfassungen.
Muss man die Positionen der Rechnung jedes Mal den Produkten zuordnen?
Nein. Nach einem erfolgreichen Wareneingang merkt sich das Programm, welches Produkt zur Position des jeweiligen Großhändlers gehört, auch bei späteren Rechnungen und Lieferdateien.
Was, wenn dieselbe Rechnung zweimal ins Programm kommt?
Das Programm erkennt die doppelte Rechnung vor dem Speichern und fragt, ob sie verworfen werden soll oder ob beide bleiben.
Können wir hier auch eine Kostenrechnung erfassen, zum Beispiel für Leasing?
Ja. In der Rechnung wählt man die Zuordnung: Ware ins Lager, variable Kosten oder Fixkosten. Steht auf der Rechnung die Nummer eines Leasingvertrags, schlägt das Programm die Zuordnung zu den passenden Fixkosten vor.
Sehen Sie es an Beispielen aus Ihrer Praxis.
In der Präsentation zeigen wir diese Funktion an Ihren Abläufen und beantworten die Fragen Ihres Teams.
Das Paket richtet sich nach der Zahl der Personen im Team, und die Grundlagen der Praxisarbeit sind in jedem Paket enthalten. Was eine Praxissoftware für Tierärzte kostet