Factures d’achat des grossistes vétérinaires La livraison en rayon
directement depuis la facture.
Les factures d’achat des grossistes vétérinaires arrivent dans VetiCloud en PDF, en photo ou sous forme de fichier de livraison. Le logiciel lit le fournisseur, les lignes et les montants, et réceptionne la marchandise en stock avec le lot et la date de péremption de chaque médicament.
- .FAK et XMLfichiers de livraison des grossistes, dont le logiciel reprend lots et dates de péremption
- PDF, JPG, PNG, WEBPfichiers de factures lus par la zone « Glissez la facture »
- Mémoire des lignesle logiciel retient quel produit du stock correspond à la ligne d’un grossiste donné
Dans beaucoup de cliniques, réceptionner une livraison, c’est une heure au bureau : la facture dans une main, les boîtes dans l’autre, et dans le logiciel ligne après ligne, avec lots et dates de péremption recopiés depuis les cartons. Ensuite, quelqu’un doit encore saisir chaque facture dans le registre des achats, en vérifiant à chaque fois le compte bancaire du fournisseur et l’échéance de paiement.
Dans VetiCloud, il suffit de glisser la facture sur la page. Le logiciel lit lui-même la facture depuis un PDF, une photo ou un scan, et le formulaire peut être corrigé avant l’enregistrement. Le fichier de livraison du grossiste remplit lots, dates de péremption et quantités, et une réception réussie mémorise quel produit du stock correspond à la ligne de ce grossiste.
Comment ça marche
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01
Glissez la facture
Un PDF, une photo ou un scan déposé sur la page remplit le numéro, les dates et le compte bancaire, ainsi que le fournisseur et les lignes. Le fichier devient aussitôt une pièce jointe de la facture.
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02
L’IA lit le scan
Pour une photo ou un scan, le logiciel propose aussitôt une lecture par IA. La facture lue apparaît dans le formulaire, qui peut être vérifié et corrigé avant l’enregistrement.
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03
Fichiers de livraison des grossistes
Un fichier de livraison au format .FAK ou XML pris en charge, glissé sur la réception, remplit les lots avec leurs dates de péremption, les quantités et les prix, même quand une ligne comporte plusieurs lots.
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04
En stock avec lot et péremption
Le lot et la date de péremption sont obligatoires pour les médicaments, les vaccins et les stupéfiants. La réception reçoit un numéro et un bon imprimable, et le logiciel ne laisse passer un excédent par rapport à la commande ou un lot périmé qu’après confirmation.
Trois cartons du grossiste et une facture en PDF
Mardi matin, trois cartons de médicaments arrivent du grossiste, avec la facture en PDF. La responsable la glisse sur la page des achats, et le formulaire se remplit : fournisseur, numéro, montants et lignes. Elle ouvre ensuite la réception de la commande et y dépose le fichier de livraison du grossiste : lots, dates de péremption et quantités se remplissent dans les lignes. Les lignes connues des livraisons précédentes se rattachent seules aux produits ; pour une nouvelle, elle choisit le produit dans la liste. L’emballage absent du fichier, elle le complète en scannant le code de la boîte. L’enregistrement crée une réception numérotée, et les médicaments sont en stock.
Questions et réponses
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Le logiciel peut-il lire une facture d’achat à partir d’une photo ?
Oui. L’IA lit la photo ou le scan de la facture et remplit le formulaire, qui peut être corrigé avant l’enregistrement. La lecture par IA fonctionne dans les cliniques disposant du module Résumés IA.
Quels fichiers de livraison le stock accepte-t-il ?
Les fichiers .FAK du système KS-HFW et les factures XML de Comarch Optima, deux logiciels utilisés par les grossistes en Pologne. Le fichier fonctionne à la réception d’une commande et à la création d’une nouvelle commande.
Faut-il rattacher les lignes de facture aux produits à chaque fois ?
Non. Après une réception réussie, le logiciel retient quel produit correspond à la ligne d’un grossiste donné, y compris pour les fichiers de livraison suivants.
Et si la même facture arrive deux fois dans le logiciel ?
Le logiciel reconnaît la facture en double avant l’enregistrement et demande s’il faut l’annuler ou conserver les deux.
Peut-on aussi enregistrer une facture de charges, par exemple de leasing ?
Oui. Sur la fiche de la facture, on choisit son affectation : marchandise en stock, charge variable ou charge fixe. Quand la facture porte un numéro de contrat de leasing, le logiciel propose de la rattacher à la bonne charge fixe.
Découvrez-la sur des exemples tirés de votre clinique.
Lors de la démonstration, nous présentons cette fonctionnalité sur vos propres scénarios et répondons aux questions de l’équipe.
La formule dépend du nombre de personnes dans l’équipe, et l’essentiel du travail de la clinique est inclus dans chaque formule. Combien coûte un logiciel vétérinaire