Facturas de proveedores en la clínica veterinaria La entrega a la estantería
directamente desde la factura.
Las facturas de proveedores en la clínica veterinaria llegan a VetiCloud como PDF, foto o archivo de entrega del distribuidor. El programa lee el proveedor, las líneas y los importes, y da entrada a la mercancía en el almacén con el lote y la caducidad de cada medicamento.
- Archivo de entregadel distribuidor, del que el programa toma lotes y caducidades si el formato es compatible
- PDF, JPG, PNG, WEBParchivos de factura que lee la zona «Arrastra la factura»
- Memoria de líneasel programa recuerda qué producto del almacén corresponde a cada línea de un distribuidor
Recibir un pedido es en muchas clínicas una hora en la mesa: la factura en una mano, las cajas en la otra, y en el programa línea a línea, con el lote y la caducidad copiados de los cartones. Además, alguien tiene que pasar cada factura al registro de compras, comprobando en cada una la cuenta para la transferencia y el vencimiento.
En VetiCloud basta con arrastrar la factura a la página. El programa la lee solo desde el PDF, la foto o el escaneo, y el formulario se puede corregir antes de guardar. El archivo de entrega del distribuidor rellena lotes, caducidades y cantidades, y una entrada correcta recuerda qué producto del almacén corresponde a cada línea de ese distribuidor.
Cómo funciona
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01
Arrastra la factura
Un PDF, una foto o un escaneo soltados en la página rellenan el número, las fechas y la cuenta bancaria, además del proveedor y las líneas. El archivo queda al momento como adjunto, y los datos de un proveedor nuevo se completan solos.
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02
El escaneo lo lee la IA
Con una foto o un escaneo, el programa propone al momento la lectura con IA. La factura leída se ve en el formulario, que se puede revisar y corregir antes de guardar.
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03
Archivos de entrega del distribuidor
Un archivo de entrega en un formato compatible, arrastrado a la recepción del pedido, rellena lotes con caducidad, cantidades y precios, también cuando una línea tiene varios lotes.
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04
Al stock con lote y caducidad
El lote y la caducidad son obligatorios para medicamentos, vacunas y sustancias controladas. La entrada recibe su número y su impresión, y un exceso sobre lo pedido o un lote caducado solo pasa tras confirmarlo.
Tres cajas del distribuidor y la factura en PDF
El martes por la mañana llegan tres cajas de medicamentos, y la factura en PDF ya está en el correo. La gerente la arrastra a compras, la guarda y abre la entrada en el almacén. Las líneas conocidas de entregas anteriores se asocian solas a sus productos, y para una nueva elige el producto de la lista. El distribuidor no pone los lotes en la factura, así que añade su archivo de entrega y los lotes con sus caducidades se rellenan en las filas. Un envase que faltaba en el archivo lo completa escaneando el código de la caja. Al guardar se crea la entrada con su número, y los medicamentos ya están en el stock.
Preguntas y respuestas
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¿El programa lee una factura de compra a partir de una foto?
Sí. La IA lee la foto o el escaneo de la factura y rellena el formulario, que se puede corregir antes de guardar. La lectura con IA funciona en las clínicas con el módulo Resúmenes de IA.
¿Hay que asignar las líneas de la factura a productos cada vez?
No. Tras una entrada correcta, el programa recuerda qué producto corresponde a cada línea de ese distribuidor, también en las facturas y los archivos de entrega siguientes.
¿Y si la misma factura llega dos veces al programa?
El programa detecta la factura repetida antes de guardarla y pregunta si descartarla o conservar las dos.
¿Podemos registrar aquí también una factura de gastos, por ejemplo de un leasing?
Sí. En la ficha de la factura se elige cómo se imputa: mercancía para el almacén, coste variable o coste fijo. Si la factura lleva el número de un contrato de leasing, el programa sugiere asociarla al coste fijo correspondiente.
Míralo con ejemplos de tu clínica.
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El plan depende del número de personas del equipo, y lo básico para el trabajo de la clínica está en todos los planes. Cuánto cuesta un software veterinario