Zeiterfassung in der Tierarztpraxis Arbeitszeit aus der Stempelkarte,
nicht aus dem Gedächtnis.
Die Zeiterfassung in der Tierarztpraxis beruht auf Kartenstempelungen beim Kommen und Gehen. Jede Korrektur hinterlässt eine Spur mit Begründung, und neben den tatsächlich gearbeiteten Stunden steht der Plan aus dem Dienstplan.
- Einmal Karte vorhaltenKommen, Gehen oder Pause mit Uhrzeit erfasst
- Bis zu 7 Tageohne Internet: Stempelungen warten im Tablet und werden von selbst gesendet
- Arbeitszeitnachweis als PDFKommen, Gehen, Pausen und Plan aus dem Dienstplan, mit Platz für Unterschriften
Der Dienstplan sagt, wer arbeiten sollte, aber nicht, wer wirklich da war. Eine OP dauert eine Stunde länger, die Rezeption bleibt wegen der Schlange länger, die TFA kommt früher, um den OP vorzubereiten, und eine Anwesenheitsliste auf Papier hält das selten fest. Wenn es später um Mehrarbeit geht, fehlt dann eine verlässliche Aufzeichnung, und Streit um eine Viertelstunde entscheidet das Gedächtnis.
In VetiCloud beginnt die Zeiterfassung in der Tierarztpraxis am Personaleingang, wo ein Tablet mit Kartenleser steht. Der Mitarbeiter hält seine Karte davor, das Tablet begrüßt ihn mit Namen und erfasst die Uhrzeit. Der Inhaber sieht den Monat des Teams mit dem Plan aus dem Dienstplan daneben und erkennt auf einen Blick, wo die tatsächliche Arbeitszeit vom Plan abweicht.
So funktioniert es
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01
Stempeln am Eingang
Das Tablet am Eingang zeigt eine große Uhr. Der Mitarbeiter hält die Karte davor, wenn er kommt und wenn er geht, und eine Pause oder einen Irrtum korrigiert er sofort auf dem Bildschirm.
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02
Korrekturen mit Begründung
Ein vergessenes Gehen trägt der Inhaber oder eine berechtigte Leitung in der Karte des Mitarbeiters nach und gibt den Grund an. Der Änderungsverlauf zeigt, wer wann was korrigiert hat, und die ursprünglichen Stempelungen bleiben unverändert.
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03
Regeln der Praxis
Rundung der Stempelzeiten, Toleranz bei Verspätung und bezahlte Pause legt die Praxis selbst fest. Neben den Stempelungen steht der Plan aus dem Dienstplan, sodass Abweichungen sofort zu sehen sind.
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04
Arbeitszeitnachweis und Export
Den Monat jeder Person druckt man als Arbeitszeitnachweis im PDF mit Platz für Unterschriften, und das Steuerbüro bekommt einen CSV-Export.
Ein Notfall nach Dienstschluss und ein vergessenes Ausstempeln
Eine Tierärztin bleibt nach dem Dienst bei einem Kater mit verstopfter Harnröhre und geht um 21:40, ohne auszustempeln. Am Morgen hält sie die Karte wie gewohnt davor. Im Monat des Teams steht beim Vortag „Gehen fehlt“, und die Stunden dieses Tages zählen erst, wenn jemand sie korrigiert. Der Inhaber trägt das Gehen um 21:40 nach, mit dem Grund „Notfall nach Dienstschluss“. Die Korrektur kommt in den Änderungsverlauf, und die Stunden dieses Tages zählen nach den Regeln der Praxis.
Fragen und Antworten
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Wie führt man die Zeiterfassung in einer Tierarztpraxis?
Es genügt ein Tablet mit Kartenleser am Personaleingang und Karten, die den Mitarbeitern zugeordnet sind. Stempelungen, Korrekturen und der Monat des Teams sind im Panel des Inhabers, und der Arbeitszeitnachweis wird als PDF gedruckt.
Welche Hardware braucht man für die Zeiterfassung mit RFID-Karte?
Ein Tablet mit Browser und einen RFID-Kartenleser, der per USB angeschlossen ist und wie eine Tastatur arbeitet, installiert werden muss also nichts.
Was, wenn in der Praxis das Internet ausfällt?
Das Tablet erfasst die Stempelungen mit Uhrzeit und sendet sie selbst, sobald das Netz zurück ist, kein Kommen und kein Gehen geht also verloren.
Sieht der Mitarbeiter seine Arbeitszeit?
Ja. Im Panel der Praxis hat er die Ansicht „Meine Arbeitszeit“ mit den eigenen Stempelungen und der angerechneten Zeit, Tierärzte und TFA auch in der App. Ändern lässt sich dort nichts.
Sehen Sie es an Beispielen aus Ihrer Praxis.
In der Präsentation zeigen wir diese Funktion an Ihren Abläufen und beantworten die Fragen Ihres Teams.
Das Paket richtet sich nach der Zahl der Personen im Team, und die Grundlagen der Praxisarbeit sind in jedem Paket enthalten. Was eine Praxissoftware für Tierärzte kostet